Una Mappa per GeCaS

Il viaggio dell’utente in GeCaS, dalla segnalazione del bisogno alla sua risoluzione.

Scorri gli episodi per scoprire la storia di Lucia

  • Episodio 1
  • Episodio 2
  • Episodio 3
  • Episodio 4
  • Episodio 5
  • Episodio 6
  • Episodio 7

  • Episodio 1: Come nasce una richiesta Sociosanitaria

    Definizione del bisogno

    Lucia è una signora di 86 anni. Le sue specialità sono le lasagne, l’uncinetto e le lunghe passeggiate che la mantengono giovane.
    Purtroppo, proprio in una di queste passeggiate, Lucia cade: la prognosi è assoluto riposo a letto per un mese.

    Lucia vive sola, il figlio è lontano per lavoro e si fa aiutare da Mario e la sua famiglia, suoi vicini di casa in condominio.
    Come fronteggiare l’emergenza? In accordo con Lucia, Mario si reca presso lo sportello della società locale che gestisce i servizi sociali e
    apre una segnalazione.

    Antonietta, segretaria di accoglienza di primo livello, raccoglie la richiesta e verifica in GeCaS la presenza del nominativo nell’archivio. Lucia non è presente, poiché non ha usufruito dei servizi in precedenza. Antonietta compila la scheda anagrafica sfruttando l’integrazione con l’anagrafe del servizio sanitario locale, che le permette di recuperare in automatico, tramite il codice fiscale, le informazioni essenziali per creare la “cartella utente”, indicando anche la macro-area di un possibile intervento (es. “Anziani”) e il comune di riferimento.

    Una volta creata la cartella, Antonietta procede con la Fase A – Accesso e orientamento, compilando i dati della richiesta e generando tutti i moduli necessari per rendere formale la domanda di accesso al servizio (es. Privacy, Schede di accesso specifiche). A questo punto, la richiesta di Lucia è nel sistema.

    Come funzionano i Moduli? E se la mia realtà ha una modulistica propria? E se i moduli cambiano nel tempo?

    I moduli permettono di selezionare, generare e precompilare i documenti che ciascuna fase richiede. In base al flusso di lavoro di ogni realtà, i moduli possono essere firmati elettronicamente (firma olografa) e inviati via mail, o stampati e firmati in modo tradizionale consegnando la copia all’Utente e archiviando il documento scansionato in GeCaS.
    La nostra piattaforma è fortemente personalizzabile: è possibile configurare il sistema in modo che rispecchi in maniera precisa l’operatività e la modulistica adottata da ogni Ente. Questo garantisce al cliente la possibilità di avere sempre modulistica aggiornata, in maniera autonoma, senza richiedere interventi specifici.

  • Episodio 2: Definiamo il bisogno

    Franco, assistente sociale di zona, come ogni mattina controlla le nuove richieste di accesso e orientamento arrivate in GeCaS. Occupandosi dell’area anziani per quel comune, trova nell’elenco delle richieste che può prendere in carico, quella di Lucia.
    Accede alla cartella e consulta le informazioni raccolte durante l’accoglienza, compresa la sezione “relazioni” dove Antonietta ha inserito la figura di Mario, il vicino di casa. A questo punto prende in carico la pratica, contatta Lucia telefonicamente e fissa un primo colloquio presso l’abitazione della signora.

    Tutti gli assistenti sociali vedono tutte le richieste? E’ possibile specificare la presa in carico ad un operatore specifico?

    In base alla numerosità e all’organizzazione degli operatori sociali, è possibile configurare GeCaS con viste uniche o differenziate in base alle competenze specifiche degli assistenti sociali. Se necessario, infine, l’operatore di primo livello può indicare, oltre all’area di intervento e al comune di riferimento, anche un nominativo specifico di un assistente sociale.

    Dopo aver incontrato Lucia e aver appurato la sua situazione, Franco torna in ufficio e tramite GeCaS crea un Intervento di Valutazione del Bisogno (Fase B). Partendo sempre dalla cartella utente, Franco compila una sezione ad-hoc, inserendo le informazioni raccolte: dalle patologie, alla situazione previdenziale, ai servizi utilizzati in precedenza nonché la scelta della scala di valutazione. Anche in questo caso Franco, seleziona e completa i moduli necessari e passa alla valutazione vera e propria. Scopo di questa fase è avere un quadro esaustivo delle necessità di Lucia, attraverso la modulistica e le griglie di valutazione che l’ente di assistenza richiede.

    Durante la fase di valutazione, ma anche in momenti successivi, Franco, entrando nella cartella utente può aggiornare ulteriori dati dell’utente: dalle informazioni anagrafiche, alle diverse relazioni sociali e/o famigliari, oltre ad annotare i vari incontri nel diario privato dell’utente.

    Per casi complessi e/o che richiedono interventi multidisciplinari, Franco, sempre attraverso GeCaS può coinvolgere altri colleghi o altri professionisti (come psicologi, psichiatri, medici etc…presenti nel sistema) assegnandogli l’attività e chiedendo il loro intervento in fase di valutazione.

    Come funziona la valutazione?

    I moduli di valutazione sono costruiti in base alle esigenze e alle metriche di valutazione necessarie. Possono generare un punteggio, una valutazione finale o integrarsi con sistemi di liste di attesa (valutazione gravità / priorità in lista). A fronte di una valutazione esterna, tramite altri strumenti, è possibile indicare la fonte della valutazione e caricare il risultato in GeCaS.

  • Episodio 3: un piano personalizzato

    A questo punto Franco può passare alla fase progettuale (Fase C – Elaborazione del progetto individuale) redigendo una proposta che indichi quali attività sono necessarie per far fronte alle necessità emerse dalla fase di valutazione.

    Come verifica preliminare, grazie all’integrazione di GeCaS con ATS / ASL, Franco controlla che non siano già in corso altre attività simili sul caso di Lucia.

    A questo punto può assegnare un valore al progetto (budget) e stabilire i servizi che andranno erogati. Nuovamente seleziona i moduli relativi al servizio richiesto, compila ogni dettaglio e raccoglie le firme e le autorizzazioni necessarie.

    Nel caso di Lucia si procede con un piano di assistenza domiciliare programmata per la durata della riabilitazione e la consegna dei pasti.

    La nostra realtà propone anche servizi specifici, studiati su misura sul nostro territorio, come funziona in questo caso?

    Oltre ai servizi di base inseriti nella cartella sociale (es. Buono sociale, SAD, prestazioni economiche assistenziali. etc…) GeCaS mette a disposizione degli operatori autorizzati un insieme di tool che permettono di creare dinamicamente ulteriori servizi da erogare nel proprio territorio/ambito. Il tutto in completa autonomia, senza la necessità di richiedere l’intervento del fornitore.

  • Episodio 4: dove, come e quando

    Una volta valutate e definite le necessità di Lucia, ora Franco si occuperà di allestire la pianificazione delle prestazioni (Fase D – Erogazione del Servizio), definendo i soggetti erogatori, ed eventualmente, frequenza, modalità, tempi e costi.

    Procede quindi a stabilire un piano di Erogazione indicando l’Ente Erogatore, la Cooperativa “Progetto inForma”, per l’erogazione dei servizi, da lunedì a domenica per 30 giorni. Anche in questo caso, genera i moduli necessari per il contratto con l’Ente Erogatore.

    Giulia, responsabile della Cooperativa, in base ad accordi in essere con la società di gestione dei servizi sociali (o del comune), analizza i dettagli delle prestazioni assegnate alla sua cooperativa e, se non specificato, attribuisce come operatore per il caso di Lucia, Stefano, operatore Sociosanitario.

    I progetti sociali coinvolgono diversi soggetti, in tutte le fasi la coordinazione è fondamentale. Quali strumenti ci sono per favorire l’organizzazione degli operatori?

    Trasversalmente alle singole fasi, GeCaS garantisce una condivisione delle varie informazioni mediante un sistema avanzato di permessi e ruoli. Inoltre sono presenti diversi tool collaborativi, come:

    • la gestione delle attività che permette pianificazioni e coinvolgimenti di diversi attori su determinati task;
    • il calendario che, oltre ai classici eventi e promemoria personali, consente la condivisione di eventi con i colleghi (calendari condivisi);
    • un archivio documentale, dove gli operatori possono condividere documenti con diversi livelli di privacy;
    • la gestione di notifiche, un sistema di messaggistica interno e una bacheca personalizzabile.

  • Episodio 5: Si parte!

    Stefano, operatore della Cooperativa Progetto inForma, apre sullo smartphone l’Applicazione Mobile della rendicontazione GeCaS e trova, tra le attività programmate e/o assegnate per la sua giornata, la visita a Lucia. Raggiunge l’indirizzo indicato, e prima di suonare il campanello, sempre sull’applicazione mobile, preme il bottone per avviare la visita.

    Grazie a questa applicazione, tutte le attività di Stefano verranno rendicontate in maniera corretta e geolocalizzata. A visita terminata, Stefano preme il pulsante di “stop” e passa all’appuntamento successivo.

    I nostri operatori non sono dotati di tablet/smartphone: la rendicontazione è obbligatoria via App Mobile?

    No, l’applicazione mobile consente un monitoraggio real time delle attività degli operatori, ma può essere fatta in maniera differita dall’operatore a fine giornata, tramite l’accesso GeCaS via web.

  • Episodio 6: facciamo i conti!

    Giulia, la responsabile della Cooperativa, controlla dal pannello di GeCaS le prestazioni degli operatori, in tempo reale.
    Se tutte le attività coincidono con il piano previsto o sono giustificate, le approva.

    Contemporaneamente l’elenco di attività validate è visibile ad Enrica, la responsabile amministrativa della società locale che gestisce i servizi sociali.
    GeCaS può gestire diversi flussi di verifica della rendicontazione: in questa fase (Fase D1 – Gestione prestazioni) anche Enrica procederà con il controllo delle attività per dare l’Ok alla fatturazione per le prestazioni della Cooperativa.

    Infine, al ricevimento delle fatture dei diversi Enti, Enrica controllerà nuovamente la conformità dei dati e degli importi.

    E quando i servizi erogati devono essere validati anche dai Servizi Sociali del Comune?

    La piattaforma può essere configurata in modo da gestire i flussi di rendicontazione a diversi livelli di verifica

  • Episodio 7: tutto è bene quel che finisce bene

    Siamo alla fine dei 30 giorni stabiliti: è il momento per Franco di valutare l’efficacia del piano messo in atto (Fase E – Valutazione finale).

    A seguito di un colloquio con Lucia, tornata completamente autosufficiente, Franco compila i moduli necessari per la chiusura del caso.
    Lucia può tornare alle passeggiate e ai manicaretti in cucina, mentre Franco può iniziare una nuova azione di sostegno in GeCaS.

    Cosa accade quando l’intervento sociale non risulta sufficiente?

    Qualora fosse necessario un ulteriore intervento, il flusso potrà ripartire nella stessa cartella utente, definendo nuovamente lo stato del bisogno e stilando un nuovo piano.

Nomi, persone, vicende sono puramente casuali al solo scopo illustrativo

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